Manajemen Rekod di Kementrian Perhubungan RI

---

           

a.      Jenis-Jenis Arsip Kementerian Perhubungan

Dalam mengelola pembangunan transportasi yang ada di Indonesia, tentu Kementerian Perhubungan memiliki surat-surat maupun dokumen-dokumen penting yang di simpan. Sebagaimana yang dikatakan oleh narasumber bahwa dokumen yang paling banyak masuk ke Kementerian Perhubungan 90% adalah surat-surat penting, Dokumen yang diterima dibagian arsip disini 90% itu adalah surat, adapun dokumen lainnya tentang perhubungan, kepegawaian, perencanaan hukum dan keuangan. Contoh Arsip khas di kementrian Perhubungan adalah seperti surat izin Kapal yang beroperasi di Indonesia, baik kapal lokal maupun kapal asing yang terdaftar maka pelabuhan harus menjaga otoritas dokumen kapal tersebut. Adapun jenis-jenis Arsip yang dimiliki Kementrian Pehubungan yaitu:

1.      Arsip Dinamis yang mencakup Arsip Vital, Arsip Aktif dan Arsip Inaktif.

2.      Arsip Statis

b.      Pengklasifikasian Arsip Kementerian Perhubungan

Untuk mengelola dokumen-dokumen tersebut, Kementerian Perhubungan memiliki aturan khusus dokumen yang diatur dalam Peraturan Mentri Perhubungan: PM Nomor 78 Tahun 2010 Tentang Kode Klasifikasi Arsip Kementrian Perhubungan. Pada Pasal 1 dikatakan bahwa Kode Klasifikasi Arsip Kementerian Perhubungan adalah kode pemisahan atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada serta pengelompokan arsip atas dasar kesamaan jenis dan isi atau keterkaitan isi antara satu dengan yang lain di lingkunganKementerian Perhubungan, dengan memberikan kode pengenal  sesuai dengan masalah yang terkandung di dalamnya.

.           Susunan kode klasifikasi arsip kementerian perhubungan dibagi menjadi 2 yaitu:

1.      Klasifikasi Fasilitatif : Klasifikasi yang berkaitan dengan tugas penunjang

2.      Klasifikasi Subtantif: Klasifikasi yang berkaitan dengan tugas pokok

Kode   Klasifikasi   Arsip   Kementerian   Perhubungan   dimaksudkan sebagai pedoman untuk penyimpanan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, dengan cara memberikan kode klasifikasi dalam bentuk penomoran pada setiap naskah dinas yang masuk atau ke luar dari lingkungan Kementerian Perhubungan.

1)      Kode Klasifikasi Arsip Kementerian Perhubungan menggunakan gabungan kode huruf dan angka.

2)      Induk masalah diberi kode huruf ganda yang mengandung  arti singkatan atau kependekan penyebutan induk masalah.

3)      Pokok persoalan diberi kode angka secara berurutan dari 00, 10, 20, 30, dan seterusnya.

4)      Anak persoalan diberi kode angka secara berurutan dari 1, 2, 3, dan seterusnya yang diawali dengan 2 (dua) angka didepannya sesuai dengan kode pokok persoalannya.

Untuk pemberian kode klasifikasi atau penomoran pada setiap naskah dinas kode huruf untuk pengenal  induk masalah  ditempatkan  pada bagian  pertama  dari  susunan  kode,  sedangkan  kode  angka  untuk pokok persoalan dan anak persoalan ditempatkan pada bagian kedua dan ketiga dari susunan kode.

Tabel Klasifikasi Arsip :

Klasifikasi Fasilitatif	Klasifikasi Subtantif
PR   PERENCANAAN 00 Penyusunan Rencana dan Program 10 Pengendalian 20 Analisis 30 Tarif	AJ ANGKUTAN JALAN 00 Pembinaan Fasilitas 10 Terminal 20 Angkutan Penumpang 30 Angkutan Barang 40 Keselamatan 50 Kecelakaan/Gangguan 60 Sarana/Perawatan/Perbaikan 70 Pengembangan Industri dan Teknologi 80 Umum
KP KEPEGAWAIAN 00 Tata Usaha Kepegawaian 10 Perencanaan Kepegawaian 20 Penggajian Pegawai 30 Tata Mutasi 40 Penilaian 50 Kesejahteraan Pegawai 60 Pemberhentian dan Pensiun 70 Perkumpulan Pegawai/non Kementerian 80 Organisasi dan Tata Laksana	KA PERKERETAAPIAN 00 Pembinaan 10 Stasiun 20 Angkutan Penumpang 30 Angkutan Barang 40 Keselamatan 50 Kecelakaan/Gangguan 60 Fasilitas Sarana/Perawatan/Perbaikan 70 Umum
KU KEUANGAN 00 Anggaran 10 Anggaran dan Pinjaman Luar Negeri 20 Pendapatan/Penerimaan 30 Perbendaharaan/Pembukuan/Verifikasi	AP ANGKUTAN SUNGAI, DANAU dan PENYEBERANGAN 00 Pembinaan Fasilitas 10 Terminal/Dermaga 20 Angkutan Penumpang 30 Angkutan Barang 40 Keselamatan 50 Kecelakaan/Gangguan 60 Sarana Perawatan/Perbaikan 70 Umum
PL PERLENGKAPAN 00 Analisis 10 Pengadaan 20 Pembinaan/Pemeliharaan 30 Inventarisasi 40Penghapusan	AL ANGKUTAN LAUT 00 Pembinaan Fasilitas 10 Terminal/Kepelabuhan 20 Angkutan Penumpang 30 Angkutan Barang 40 Industri dan Armada Pelayaran Nasional 50 Keselamatan dan Keamanan Pelayaran 60 Kecelakaan/Gangguan 70 Sarana Perawatan/Perbaikan 80 Umum
PM PENANAMAN MODAL 00 Penanaman Modal Dalam Negeri 10 Penanaman Modal Asing 20 Penanaman Modal Patungan 30 Analisis dan Pengembangan	AL ANGKUTAN UDARA 00 Angkutan Udara 10 Bandar Udara 20 Keamanan Penerbangan 30 Navigasi Penerbangan 40 Kelaikan Udara dan Pengoperasian Pesawat Udara 50 Umum
HK HUKUM 00 Produk Lembaga Negara 10 Produk Kementerian dan Non Kementerian di Luar Kementerian Perhubungan 20 Produk Kementerian Perhubungan 30 Perdata 40 Pidana 50 PTUN 60 Perizinan	MP MAHKAMAH PELAYARAN 00 Bahan Pemeriksaan 10 Pemeriksaan Perkasa 20 Keputusan
UM UMUM 00 ketatausahaan 10 kerumahtanggaan 20 keprotokolan 30 bantuan dinas
HM KOMUNIKASI PUBLIK 00 Publikasi dan Dokumentasi 10 Media Massa dan Opini Publik
HL HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA 00 Lembaga Negara 10 Lembaga Pemerintah 20 Asosiasi
KL KERJASAMA LUAR NEGERI 00 Kerjasama bilateral 10 kerjasama multiratteral 20 Kerjasama Refional 30 Kerjasama dengan badan internasional lain
PS PENGAWASAN 00 kinerja 10 pengadaan barang jasa 20 khusus 30 umum
SM PENGEMBANGAN SDM 00 Bina Perencanaan 10 Diklat dalam negerti 20 Diklat Luar Negeri 30 Umum 40 Standarisasi
LT PENELITIAN dan  PENGEMBANGAN 00 Pembinaan dan Pembangunan Sistem Transportasi Nasional 10 Penyusunan rencana Penelitian dan Program kerja 20 Laporan dan Dokumentasi 30 Pembinaan Tenaga Fungsional 40 Penerapan Sarana dan Prasarana Transportasi 50 Pengumpulan dan Pengolahan data
KK KAJIAN KEMITRAAN dan PELAYANAN    JASA TRANSPORTASI 00 Kajian Kebijakan Investasi 10 Penyususnan Renvana dan Program Kerja Kajian 20 Pengumpulan Data Kinerja Pelayanan 30 Evaluasi dan Laporan Kinerja Pelayanan 40 Lingkungan Hidup
DI DATA dan INFORMASI 00 Pengembangan Sistem Informasi 10 Pelayanan Informasi

c.       Penataan dan Penyimpanan Arsip Kementerian Perhubungan

Penataan dan penyimpanan arsip dilakukan dilingkungan inti organisasi dengan  azas desentralisasi untuk arsip vital dan arsip aktif serta azas sentralisasi untuk arsip inaktif. Arsip-arsip Kementrian Perhubungan dikelola oleh masing-masing central file UPT kemudian dikirim ke rekod center dari masing-masing UPT. Adapun proses masuknya dokumen ke UPT adalah dokumen pertama kali masuk melalui central surat terlebih dahulu dengan ketentuan, semua dokumen harus berbentuk surat dengan lampiran dokumen, hal ini merupakan ketentuan yang sudah ditetapkan. Selanjutnya dokumen dipilah untuk kemudian di distribusikan ke UPT yang ada di kementerian perhubungan. Setiap harinya masing-masing UPT menerima kurang lebih 500 surat atau dokumen. Adapun jenis rekod yang diterima di unit kerja adalah semua jenis dokumen baik dokumen kegiatan perhubungan, administrasi, dan fasilitatif. Sedangkan arsip yang diterima dari sekolah tinggi atau akademik yang berada dibawah naungan Kementerian Perhubungan seperti STIP, STTD, STPI menyerahkan dokumen-dokumen ke BPSDM Kementerian Perhubungan terlebih dahulu.

Kementerian Perhubungan memiliki Rekod Center namun Rekod Center tersebut terbentuk untuk masing masing UPT saja dan berada di daerah yang berbeda-beda seperti Rekod Center Dirjen Udara berada di Tangerang , Rekod Center Dirjen Darat berada di Bekasi, Rekod Center Dirjen laut berada di Jakarta Utara, Rekod Center Sekjen berada di Soreang, Bandung. Dan rencanya semua akan disatukan di Rekod Center Sekjen Kementrian Perhubungan yang masih dalam proses pembangunan yaitu di Soerang, Bandung.

Arsip tingkat pusat bertanggung jawab atas kemanan, keselamatan, keutuhan dan kelengkapan arsip inaktif yang tersimpan, sedangkan unit pengolahan bertanggung jawab atas arsip vital dan arsip aktif.

Penyimpanan arsip dilakukan untuk menjaga kemanan, memelihara kearsipan serta perawatan, agar arsip terhindar dari pelapukan, kerusakan, penumpukan dan kehilangan serta mempermudah penemuan kembali, sehingga dapat diciptakan pemanfaatan arsip secara berdaya guna dan berhasil guna.Untuk fasilitas penyimpanan arsip di Kementerian Perhubungan digunakan Rak Raja Besi, box file dan Map.

d.      Cara Mengakses dan Temu Kembali Arsip

1.      Peminjaman Arsip

Arsip di kementerian perhubungan tentu boleh dipinjam dan diakses oleh  semua staf kementrian perhubungan melaui izin dari Arsiparis.

Adapun peminjaman arsip diatur dalam PM Nomor 95 tahun 2016 yang berbunyi :

a.      Arsip inkatif yang disimpan pada tempat penyimpanan arsip di lingkungan Kementerian Perhubungan dapat dipinjam oleh:

·         Unit kerja pencipta arsip;

·         Unit kerja bukan pencipta arsip di lingkungan unit organisasi;

·         Instansi lain di luar unit organisasi.

b.      Peminjaman arsip oleh unit kerja bukan pencipta di lingkungan unit organisasi, harus mendapatkan persetujuan penjabat yang berwenang dari pencipta arsip.

c.       Peminjaman arsip oleh instansi lain di luar organisasi yang bersangkutan harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan organisasi yang berwenang.

d.      Setiap peminjaman arsip harus memperhatikan hal-hal berikut;

-          Petugas arsip berkewajiban mencatat, membukukan setiap peminjaman arsip;

-          Peminjaman arsip harus mengisi Lembaran Peminjaman Arsip ( LPA )

·         LPA asli sebagai pengganti arsip diletakkan pada tempat arsip yang dipinjam;

·         LPA II untuk peminjam;

·         LPA III untuk petugas

2.      Temu Kembali Arsip

Pada dasarnya penemuan kembali arsip dibagi 2 segi, yaitu penemuan kembali informasi dan fisik arsip dengan berpedoman pada kode arsip, indeks dan tunjuk silang.

a.   Arsip Vital dan Arsip Aktif

Penemuan kembali arsip yang masih berada di tata usaha unit pengelola akan mudah dipahami apabila dihubungkan dengan sistem penataan berkasnya.

b.   Arsip Inaktif

Seperti halnya pada arsip aktif indeks merupakan pula saran utama dalam penemuan kembali arsip inaktif.

Tidak ada kesulitan dalam Temu Kembali Arsip karena semua arsip dikelola oleh UPT masing-masing, dan adapun jika ingin mencari Arsip dapat melalui Bagian sentral surat, karena sentral surat adalah tempat distribusi semua dokumen masuk. Adapun yang mengelola dokumen kementrian perhubungan ada 17 arsiparis beserta stafnya.

e.       Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip diInstansi.

Dalam Jadwal Retensi Arsip, semua permasalahan dikelompokkan sesuai dengan jenis arsip sehingga mencerminkan pengelompokan menurut fungsi unit kerja, dalam struktur organisasi. Dengan demikian arsip setiap fungsi dapat disusun berdasarkan seri arsip untuk kemudian ditentukan jangka simpannya.

f.       Penyusutan Arsip

1.      Penyusutan arsip meliputi:

·         Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan;

·         Pemusnahan arsip telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

·         Penyerahan arsip statis oleh pencipta kepada lembaga kearsipan ( ANRI ).

2.      Tujuan penyusutan arsip

·         Untuk mengatasi masalah tertumpuknya arsip.

·         Menghindarkan bercampurnya arsip aktif dan inaktif.

·         Menghemat penggunaan lemari arsip dan memudahkan penemuan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

3.      Tata cara penyusutan arsip

a.       Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolahan ( unit kerja ) ke unit kearsipan di lingkungan organisasi yang dilakukan dengan cara:

·         Pemindahan arsip harus disertai surat pengantar yang dilampiri daftar pertelaan arsip yang akan diserahkan dan berita acara pemindahan arsip;

·         Arsip dipindahkan dimasukkan kedalam kotak arsip dan diberikan lebel pengenal;

·         Arsip yang dipindahkan harus disampaikan oleh petugas khusus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pemindahan arsip tersebut;

·         Serah terima arsip harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya;

·         Penyerahan dan penangan arsip-arsip unit organisasi dilakukan oleh penjabat yang berwenang menangani arsip;

·         Daftar arsip dan berita acara dibuat rangkap dua:

-          Lembar pertama arsip dikirimkan ke arsip pusat;

-          Lembar kedua disimpan sebagai arsip /pertinggal.

b.      Pemusnahan arsip diatur sebagai berikut:

1)      Memilah arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebihan. Yang termasuk non arsip antara lain amplop, mao, blanko-blanko, formulir, duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan;

2)      Kementerian Perhubungan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna dan telah melalui jangka waktu penyimpanan seduai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA);

3)      Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi dikenaliisi maupun bentuknya melalui proses pembuburan, pembakaran dan penghacuran secara kimiawi, dengan disaksikan oleh 2 (dua) penjabat Bidang Hukum dan Bidang Pengawasan dari Kementerian Perhubungan;

4)      Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip yang akan dimusnahkan.

5)      Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu kurang dari 10 tahun dibentuk tim pemusnahan yang beranggotakan unit organisasi yang bersangkutan dan ditetapkan oleh pimpinan unti organisasi dengan melaporkan kepada Pimpinan Kementerian Perhubungan;

6)      Pemusnahan arsip mempunyai jangka waktu penyimpanan waktu 10 tahun atau lebih, dibentuk tim pemusnahan yang ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi setelah didengar pertimbangan panitia penilai arsip yang dibentuk oleh Kementerian Perhubungan, dengan terlebih dahulu.

Tim pemusnahan arsip terdiri dari unsur:

-          Unit organisasi bersangkutan;

-          Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan;

-          Inspektorat Jenderal Kementerian Perhubungan;

-          Bila dipandang perlu dapat meminta unsur BPK/ANRI untuk duduk dalam anggota tim.

7)      Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia diatur sebagai berikut:

-          Bagi arsip yang disimpan oleh unit organisasi yang bersangkutan di tingkat kantor pusat harus diserahkan kepada ANRI;

-          Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 10 tahun, serta dilakukan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Pertelaan Arsip yang diserahkan.

g.      Jadwal Retensi Arsip Subtantif

Arip Subtantif adalah arsip-arsip yang mengandung informasi mengenai kegiatan/tugas dan fungsi organisasi. Jenis arsip subtantif  di Kementerian Perhubungan yaitu :

1.      Kebijakan

2.      Perhubungan Darat

3.      Perhubungan Laut

4.      Perhubungan Udara

5.      Perkeretaapian

Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi.Penentuan Retensi Arsip didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan inaktif dengan 3 pola:

a.       2 (dua) tahun untuk masa retensi jangka pendek

b.      5 (lima) tahun untuk masa retensi jangka menengah

c.       10 (sepuluh) tahun untuk masa retensi jangka panjang

No	Jenis/ Series Arsip	Retensi		Keterangan
		Aktif	Inaktif
1	KEBIJAKAN Kebijakan mengenai Perhubungan Darat, Perhubungan Laut, Perhubungann Udara dan Perkeretaapian : 1.      Pengkajian dan pengusulan kebijakan 2.      Penyiapan kebijakan 3.      Perumusan dan penyusunan bahan 4.      Pemberian masukan dan dukungan dalam penyusunan kebijakan 5.      Penetapan dalam bentuk NSPK	2 tahun setelah tidak berlaku	3 tahun	Permanen
2	PERHUBUNGAN DARAT Lalu Lintas dan Angkutan Jalan 1)     Jaringan Transportasi Jalan : a)      Jaringan Transportasi Jalan (1)   Penentuan lokaso terminal barang tipe pengumpul dan tipe penunjang (2)   Penentuan lokasi terminal penumpang tipe A, tipe B, Tipe C (3)   Penempatan lokasi terminal barang utama (4)   Standar pelayanan minimal pengoperasian terminal	2 tahun 2 tahun 2 tahun 1 tahun	3 tahun 3 tahun 3 tahun 1 tahun	Permanen Permanen Permanen Musnah
3	PERHUBUNGAN LAUT Lalu Lintas dan Angkutan Laut 1)      Angkutan Laut Dalam Negeri a)      Penyusunan Jaringan dan Penempatan Kapal Linier : (1)   Jaringan trayek terjadwal tetap dan teratur angkutan laut dalam negeri (2)   Penempatan kapal dan pemberian persetujuan penetapan dispenssasi syarat bendera kapal asing	2 tahun 2 tahun	3 tahun 3 tahun
4	PERHUBUNGAN UDARA Angkutan Udara 1)      Sistem Informasi dan Pelayanan Angkutan Udara a)      Sistem Informasi Angkutan Udara (1)   Sistem, rute, jaringan penerbangan (2)   Kapasitas angkutan udara (3)   Angkutan multimoda (4)   Logistik dan National Single Window (NSW)	2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun	3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahune	Musnah Musnah Musnah Permanen
5	PERKERETAAPIAN Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api 1)      Jaringan a)      Penataan Jaringan (1)   Penataan jaringan jalur kereta api untuk jangka pendek, menengah, panjang pemantauan dan evaluasi kelas jalur kereta api (2)   Kapasitas lintas (3)   Pemanfaatan dan kondisi jaringan jalur kereta api (4)   Pemantauan dan evaluasi kelas stasiun (5)   Pemanfaatan dan kondisi stasiun (6)   Pemanfaatan jaringan jalur kereta api yang beroperasi dan tidak beroperasi (7)   Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) jaringan jalur kereta api	5 tahun	5 tahun	Permanen